第一章  总  则

第一条  为加强学校维修耗材的规范化管理，保障校园设施设备维修工作高效开展，优化资源配置，降低维修成本，杜绝浪费与资产流失，促进效能建设和廉政建设，特制定本办法。

第二条  凡使用学校预算资金和部门自有资金采购的维修耗材采购均适用本办法。按规定必须由学校进行招投标的、属于政府采购目录范围的，按学校招投标采购的有关规定以及政府采购管理规定执行。

第三条  本办法所指维修耗材主要是指除办公类物品以外的其他物品，包括各类维修保养材料以及其他低值易耗品等。

第四条  校园与楼宇管理科是维修耗材管理的主管部门。各校区物业公司是维修耗材的使用部门，公共设施使用部门是维修耗材使用的监督验收部门。

第五条  耗材管理遵循“无库存为主、微库存应急、统一集中采购、随用随送、全流程可追溯”的原则，避免批量囤货、资源浪费，确保耗材供应及时、使用规范、成本可控。

第六条  学校不设实体仓库，所购耗材按照出入库流程即时拨付各校区使用部门，使用部门按本办法严格做好耗材使用记录和管理。

第二章  采购方式及流程

第七条  维修耗材的采购工作由后勤管理处牵头通过学校招标预采购管理办公室公开招标确定供应商。

第八条  维修耗材采购须严格执行审批程序，按照采购计划，通过审批后购买，流程如下：

（一）申请

库存量低于10%后，使用部门根据实际情况填写《维修耗材采购申请表》，注明维修材料名称、规格、数量、使用地点、申请单位、经办人及联系方式等信息。

（二）审批

校园与楼宇管理科根据实际情况完成初审、汇总，报处领导审批。

（三）配货与验收

审批通过后，校园与楼宇管理科即时向供应商下达配送单，明确收货地点、联系人及验收要求。供应商按订单要求配送，主管部门、使用部门共同现场验收，核对规格、数量、质量，验收合格后在《维修耗材配送验收单》上签字确认；不合格产品当场退换，供应商重新配送。

（四）应急维修

紧急申请：突发维修需要立即使用耗材的，可通过电话、工作群等方式向主管部门提交紧急申请，说明核心信息（耗材名称、规格、使用地点、紧急程度）。

1.即时审批：主管部门即时审批，同步向供应商下达紧急配货指令。

2.事后补办手续：抢修完成后3个工作日内补填《维修耗材采购申购表》及相关验收、出入库资料，完善归档流程。

（五）办理入库

各校区物业填写入库单办理入库。按照不同耗材的型号、材质、规格、功能和要求，分类、分别放入货架的相应位置储存，在储存时注意做好防锈，防潮处理，保证货物的安全。

第三章  领用及台账管理

第九条  耗材领用

1.申领出库：维修人员认真填写《维修耗材领用登记表》，详细记录使用位置、材料名称、规格型号、使用数量、领用人员、使用日期等信息。

2.维修使用：维修人员通过“山东财经大学报修系统”小程序填写《维修耗材使用清单》，逐项填写耗材使用日期、使用地点、耗材名称、规格型号、数量及施工人员姓名，所领耗材更换使用完成后与损坏件同框拍照上传至报修系统存档，使用人验收并线上签字确认。

3.仓库管理人员严格执行凭单发货，无单不发货，内容填写不准确不发货，数目有涂改痕迹不发货。

4.及时做好领用、出库记录，每月汇总并上报校园与楼宇管理科。

第十条  盘点管理

1.实行定期盘点制度，每月进行抽查盘点（重点核查高频领用耗材），每季度进行全面盘点，年末开展年度盘点，盘点工作主要由使用部门实施，校园与楼宇管理科每学期不少于2次进行不定期抽点。

2.盘点时采用实地清点方式，逐一核对台账数据与实物数量，详细记录盘盈、盘亏情况，分析差异原因并形成《库存盘点报告》。

3.盘盈耗材需及时补登台账，盘亏耗材属正常损耗的，经审批后核销；属人为原因造成的，追究相关人员责任并按规定赔偿。

第十一条  台账管理要求

1.所有的资料均需建立电子台账，确保“一物一记、全程可追溯”。

2.台账按月更新，每月10日前完成上月数据汇总报主管部门留档。

3.所有纸质资料及电子台账存档期限不少于5年，确保追溯核实。

第四章  内控与监管

第十二条  参与维修耗材采购、保管、使用工作的相关部门和人员，必须加强法律意识，严格遵守相关法律法规，严格按照本办法及学校相关规定组织实施维修耗材管理工作，自觉接受后勤管理处及学校相关职能部门监督。

第十三条  对在维修耗材管理过程中有徇私舞弊、弄虚作假、虚报冒领等违法违纪行为，或在管理工作中玩忽职守、失职渎职，给学校造成损失的，追究有关人员的责任。

第十四条  本办法自发布之日起施行，原《山东财经大学总务处大宗维修耗材的采购程序》《山东财经大学总务处维修耗材出入库管理办法》废止。本办法校园与楼宇管理科负责解释。

附件1：

附件2：维修耗材入库单

附件3：

维修耗材领用登记表