一、确定采购计划。采购计划是学校维修耗材采购的基本依据，是控制盲目采购的重要措施。各管理科室、中心要根据本部门维修计划、需求耗材的种类、规格、数量和其他资源条件编制初步的采购方案，并填写维修耗材采购申请表，报物业管理与维修科备案。

 二、物业管理与维修科要根据各科室中心提供的方案，并结合经费预算情况，汇总确定年度采购计划后，报综合管理科。

 三、综合管理科组织学校采购小组招标确定三家供应商。选择供应商应考虑：供货期、价格、质量、服务、位置、信誉、柔性等，可以货比多家，尽可能地列出所有供应商清单，采用科学的方法挑选合适的供应商。

 四、由采购小组负责确定采购价格。价格一直是采购中的敏感问题，所以价格谈判就成为采购工作的一项重要任务。采购价格的确定通常要经过多渠道询价、比价、估价、议价等几个步骤，大量采购可采用竞标的方法。同时采购不仅仅是单一的价格问题，还有质量问题、交货时间与批量问题、包装与运输方式问题、售后服务问题等，需要综合权衡利弊，避免只图价格便宜，而在其他方面损失很大。

五、综合管理科与供货商签发采购订单。采购订单相当于合同文本，具有法律效力。每项条款对于采购的每项物品的规格、数量、价格、质量标准、交货时间与地点、包装标准、运输方式、检验形式、索赔条件与标准等都应该一一审定，认真填写。并要留样备查。

六、综合管理科要督促供货商及时供货。必须对订单的执行情况进行跟踪，防止发生对方违约的事件，保证订单顺利执行，货物按时进库。对订单实施跟踪还可以随时掌握货物的动向，万一发生意外事件，可及时采取措施，避免不必要的损失，或将损失减小到最低水平。

七、物业管理与维修科要组织仓库管理人员验货入库。燕山、舜耕校区各设一个材料库，由专人负责。货物运到仓库后，综合管理科要协同物业管理与维修科及时组织人员对货物进行验收。验收是按订单上的条款进行的，应该逐条进行，仔细查对。除此以外，还要查对货损情况，如货损超标，要查明原因，分清责任，为提出索赔提供证据。货物验收完毕才能签字认可。（出库办法另行规定。）

八、由综合管理科和物业管理与维修科负责结帐。支付货款以前必须查对支付发票与验收的货物清单是否一致，确认没有差错以后才能签字。由综合管理科和物业管理与维修科共同确认签字，分管领导同时签字。最后处长签字。

九、物业管理与维修科负责办理报销手续。付款是一个动态连续的过程，对其管理应纳入总务管理信息系统，以采购管理子系统方式实现包括采购计划、订单、验收货物、确认发票、付款等几部分的控制功能。

十、幼儿园等各科室、中心须单独购买的物品以及少量急需购买的配件，可参照此办法。由使用单位提出采购申请，直接交综合管理科，综合管理科按程序采购。使用单位和综合管理科负责验货、结算和办理入库手续，由使用单位负责办理报销手续。

 

 

                                                  总务处

                                              2018年11月12日